Alguien de tu equipo se encarga de mantener la versión real.
Todo empieza con una hoja de cálculo con formato condicional o un plano editado en Illustrator. Luego, cada viernes se exporta a PDF y se envía por correo electrónico al equipo de ventas, a los agentes inmobiliarios, al inversor y a quienquiera que lo haya solicitado esa semana. Ese PDF es el documento más útil que se haya elaborado jamás sobre tu edificio, porque responde a la única pregunta que se hace un posible comprador serio: ¿qué queda disponible y dónde está?
Hay dos cosas que son ciertas al respecto. Casi nadie fuera de tu oficina lo ha visto nunca. Y las personas que sí lo tienen están viendo una versión que tiene seis semanas de antigüedad y que todavía muestra 1204 como disponible.
Ese es el caso de un plan de apilamiento interactivo. No como un panel de control interno, sino como la página a la que llegan tus compradores.
Un plano de distribución muestra el edificio tal y como está: cada planta es una fila, cada vivienda es un bloque dentro de esa fila, y el color indica el estado de ese bloque: disponible, vendida, reservada, alquilada o retenida.
Este formato tiene su origen en el sector del alquiler comercial, donde los gestores de activos lo utilizan para conocer de un vistazo la superficie en pies cuadrados, la composición de los inquilinos y los vencimientos de los contratos de alquiler. Las torres de oficinas siguen utilizándolo de esa manera. El sector residencial tomó prestado este esquema y modificó el significado de los colores. En el lanzamiento de un bloque de pisos, los bloques indican las viviendas vendidas, bajo contrato, ya sacadas a la venta y aún no sacadas a la venta. En un edificio de alquiler, indican las viviendas ocupadas, aquellas para las que se ha notificado el desalojo y las disponibles a partir de una fecha determinada.
El mismo diagrama. Un trabajo totalmente diferente según quién lo mire.
El formato PDF no tiene ningún problema en sí mismo. El problema es que se utilice como lugar donde se almacena tu inventario, y esto es lo que realmente sale mal.
Empieza a quedar obsoleto en el momento en que lo exportas. Un PDF es una instantánea. La unidad que se vendió el martes sigue apareciendo como disponible en todas las copias que salieron de tu bandeja de salida el lunes, y no puedes recuperar esas copias. Tu inventario es algo dinámico que se representa mediante un archivo estático.
No hay datos detrás. Parece una base de datos, pero se comporta como una imagen. Nadie puede filtrar los resultados para encontrar viviendas de dos dormitorios orientadas al sur por menos de 700 000 dólares. Hay que leer las 180 columnas y hacerlo mentalmente, algo que la mayoría de la gente no hará.
Todas las opciones son callejones sin salida. Un cliente potencial encuentra una vivienda que le gusta y luego no sabe qué hacer. No hay plano, ni vistas, ni lista de precios, ni forma de concertar una visita. El siguiente paso es enviar un correo electrónico a tu equipo de ventas, lo que supone un día de retraso mientras el cliente sigue buscando.
En el móvil, se amplía y reduce con los dedos. La mayor parte de tu tráfico procede de dispositivos móviles. Un dibujo vectorial con gran densidad de detalles, diseñado para el formato tabloide, resulta prácticamente ilegible en una pantalla de 6 pulgadas, y la gente no se va a la vuelta de la piedra con eso: simplemente se va.
No te enteras de nada. Nadie puede decirte qué unidades recibieron más atención, cuántas personas llegaron a ver el catálogo o en qué punto desistieron. Tras veinte años de medición de marketing, el activo más decisivo de tu embudo de conversión no te aporta ningún dato.
Se fragmenta. Acaban circulando tres versiones: tu representante cita una, el comprador está leyendo otra y, ahora, alguien tiene que rebajar el precio delante del cliente.
También hay que tener en cuenta el coste de la búsqueda. Los archivos PDF se indexan, y un PDF con un plano de apilamiento puede acabar apareciendo en los resultados de búsqueda con el nombre de tu propio proyecto. Si alguien hace clic en él desde Google, se encuentra en un documento sin navegación, sin formulario de contacto, sin forma de volver a tu página web y sin motivos para confiar en que lo que está leyendo esté actualizado.
El mismo diagrama, conectado al inventario en tiempo real en lugar de exportado desde él.
Haz clic en un bloque y se abrirá la ficha de la vivienda: plano, superficie interior, orientación, precio, fecha de disponibilidad y, si está disponible, las vistas desde esa planta. Filtra el edificio y todo lo que no cumpla los criterios aparecerá en gris. Cambia un estado en tu sistema y el color de la página cambiará. No hay ningún paso de exportación, por lo que no hay ninguna versión que pueda quedar desactualizada.
Hay dos productos muy diferentes que se denominan «software de planos de distribución de pisos» y conviene diferenciarlos. Plataformas como VTS y Yardi integran los planos de distribución de pisos en la gestión de activos para que los equipos internos puedan realizar un seguimiento de la renovación de los contratos de alquiler y la ocupación de la cartera. Es un problema real, pero diferente. Nos referimos a la versión que un cliente potencial utiliza en la página web de tu proyecto, sin necesidad de iniciar sesión y sin tener que pedir permiso a nadie.
Probablemente tu página web tenga una sección dedicada a los planos de las viviendas. En ella se responde a la pregunta: «¿Cómo es un piso de dos dormitorios aquí?». Es útil, pero no es la pregunta que se hace nadie cuando visita la página por tercera vez.
Para entonces, quieren saber qué viviendas concretas siguen disponibles, en qué planta se encuentran, a qué dan y cuánto cuestan. Se trata de una pregunta relacionada con el plano de distribución, y la mayoría de las páginas web de los proyectos la responden mediante un formulario de contacto o un PDF descargable.
Un plano de distribución es lo más parecido que tiene un edificio a una carta de restaurante. Los restaurantes se dieron cuenta hace mucho tiempo de que hacer que la gente pida la carta les supone un gasto.
La versión interna y la versión pública no son el mismo documento. Publicar tu vista de gestión de activos es un error en el sentido contrario.
Vale la pena verlo:
No incluyas:
La cuestión del precio es la que más discusiones suscita. Indicar los precios de publicación reduce el número de consultas recibidas, y ese suele ser precisamente el objetivo: menos consultas, pero de mejor calidad, ya que quien se pone en contacto ya ha aceptado el precio. Si tu estrategia se basa realmente en la determinación del precio, muestra un rango o una cifra mínima por línea. Una tabla con la indicación «consultar precio» da a entender a los visitantes que la herramienta es meramente decorativa.
En primer lugar, la página web del proyecto. En la página, integrada, por encima del punto en el que los usuarios dejan de desplazarse hacia abajo. No archivada bajo el apartado «Documentos» como archivo descargable, lo cual es el mismo problema con los PDF, pero con otra forma de presentarse.
A continuación, la galería de ventas. El mismo plano interactivo de distribución de viviendas, disponible en una pantalla táctil o en una pantalla grande, ofrece a tus comerciales una base sobre la que trabajar durante la visita guiada, y está siempre actualizado, ya que utiliza los mismos datos que la página web. Ya no es necesario imprimir una copia nueva antes de cada cita.
Entonces, todo está en manos de tus agentes. Un agente que pueda enviar un enlace a la vivienda 1204, en lugar de una captura de pantalla con una flecha dibujada, obtiene una respuesta más rápida y no comete errores al citar los datos.
Con Planpoint, dispones de un elemento integrado en tu página web, la aplicación para pantalla táctil en la galería y un enlace compartible por cada unidad, todos ellos con acceso al mismo inventario. La disponibilidad y los precios se actualizan en tiempo real, y las integraciones con Salesforce, SparkRE y BuildingStack garantizan que el plano refleje cualquier cambio que tu equipo acabe de realizar en el sistema que ya utiliza.
Todo lo anterior es diseño. Esta parte es operativa, y es aquí donde la mayoría de los planes de apilamiento digital fracasan sin que nadie se dé cuenta.
Si alguien tiene que acordarse de iniciar sesión en un segundo sistema y marcar una unidad como vendida, se le olvidará. El primero en darse cuenta será un cliente potencial que haya cruzado toda la ciudad para ver algo que ya se había vendido el martes. Eso es peor que no tener ningún plan de gestión de existencias, porque con ello le has enseñado a esa persona a no fiarse de tu página web.
Antes de ponerlo en marcha, responde a esto: cuando una unidad cambia de estado, ¿cuál es la secuencia exacta de pasos desde ese cambio hasta que el bloque de la página cambia de color? Si la respuesta incluye la palabra «exportar», ese es tu error y es el mismo error que tenía el PDF.
Estás midiendo algo que antes no podías medir, y ahí radica la mayor parte de la mejora. Sáltate esta página y echa un vistazo a:
Exportar el PDF e insertarlo en un iframe. Si no se puede hacer clic en él, se trata de una imagen que requiere pasos adicionales.
Utilizar un solo color para todo lo que hay. La gente busca patrones a simple vista. Si un estudio y un ático son del mismo tono de verde, nadie puede distinguir el edificio.
Bloquearlo. El reflejo es comprensible, pero es un error. El plan de acumulación es lo que te permite conseguir la forma más adelante, una vez que alguien haya encontrado la unidad que busca.
Centrarse en el edificio en lugar de en la vivienda. Nadie compra un plano de piso; compran el 1204. Cada bloque debería estar a un clic de lo que lo hace atractivo.
Para ello no necesitas un nuevo sistema de inventario. Lo que necesitas son los datos que ya tienes, publicados en algún lugar al que un cliente potencial pueda acceder sin tener que pedir permiso, y un proceso que garantice su veracidad.
Elige un proyecto. Incorpora el plano de apilamiento interactivo a la página, vincula cada bloque al plano y a la vista, y observa cómo cambian las preguntas que recibe tu equipo de ventas. El cambio suele notarse primero en la bandeja de entrada antes de que se refleje en las estadísticas.
Si tu inventario está actualmente en un PDF que solo han visto ocho personas, tienes entre manos tu mejor recurso de ventas y lo envías por correo electrónico una vez a la semana. En lugar de eso, publícalo.
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